La recepción de una clínica dental es una pieza insustituible. En su centro las personas de recepción deben estar altamente motivadas y contar con conocimientos profundos en administración financiera y atención al paciente.
Habilidades administrativas para recepcionistas de clínicas dentales
Cada vez es más importante que los recepcionistas de las clínicas dentales adquieran nuevas de habilidades de administración financiera: realizar presupuestos, supervisar las cuentas de gestión y pronosticar los gastos y la generación de ingresos mes a mes. La actividad prevista se monitorea para posteriormente identificar si las finanzas anuales hasta la fecha van según lo previsto.
El equipo de recepción debe controlar y administrar el flujo de caja para asegurarse de que se dispone de suficiente efectivo. Este flujo está relacionado con las transacciones en efectivo, registradas en el libro de caja, el medio principal de rastreo de efectivo y registro de gastos e ingresos. Asegurarse de que todo el dinero de los tratamientos ha sido cobrado a tiempo, contabilizado y depositado en el banco es la base de un buen flujo de caja. Por ello, hay que crear pautas para cobrar los pagos y trabajar mano a mano con los gerentes para establecer e implementar los términos y condiciones del negocio.
Habilidades de comunicación
Los tratamientos dentales pueden parecer caros cuando en lugar de valorar los beneficios que obtienen de cada tratamiento solo tienen en cuenta la cantidad pagada por el tratamiento dental en sí. Por eso, es importante que el dentista explique detalladamente los tratamientos, su precio y sus beneficios a los pacientes. Es crucial incluir un espacio en el área de recepción donde poder hablar de forma privada y cómoda sobre estos aspectos y opciones alternativas de pago y financiación.
Habilidades financieras
Calcular de forma precisa las tarifas de cada tratamiento en la primera visita es una habilidad financiera esencial de los recepcionistas. Los errores administrativos se pueden evitar aplicando los protocolos y procedimientos adecuados para registrar los pagos.
Los pacientes que faltan a las citas suponen pérdidas de recursos y de dinero, y aún más cuando el paciente no ha pagado por el tratamiento recibido. Por ello, los procedimientos de contabilidad claros y realizar operaciones precisas son una habilidad primordial de los recepcionistas dentales. Se debe establecer una política para el pago del paciente y el equipo de recepción debe seguirlo rigurosamente.
Informar a los pacientes sobre los términos y condiciones
Es esencial aclarar las expectativas entre el cliente y el proveedor del servicio dental así como las condiciones de negocio, incluyendo cuándo, dónde y quién proporciona los servicios. Cualquier negocio que no especifique sus términos de negocio con sus pacientes deja lugar a posibles malentendidos. Aceptar los términos y condiciones es crucial para construir relaciones de respeto y la clínica debe solicitar a los pacientes que lean y firmen una copia.
Los puntos a especificar en las condiciones de negocio son:
- Las citas disponibles
- La política de cancelación
- El vencimiento de los pagos
- Los requisitos de pago
- Las opciones de pago a plazos
- Las responsabilidades y obligaciones en caso de impago
- Qué ocurre si la clínica necesita cancelar la cita
- La política de equidad e igualdad de la clínica
- Los procedimientos de reclamación
Gran parte de las reclamaciones se deben a aspectos no clínicos, y estas aumentan cuando las expectativas del paciente de recibir un buen servicio no se cumplen o ha habido un problema de comunicación. Una de las situaciones más graves es cuando se infringe el consentimiento informado, que aplica cuando se puede considerar que una persona ha dado su consentimiento basado en la comprensión de los hechos y las implicaciones y consecuencias de una acción. Por ley, antes de que cualquier profesional sanitario examine o trate a un paciente, debe haberse obtenido el consentimiento plenamente informado del paciente.
Firmar los términos y condiciones proporciona evidencia de que se ha producido una discusión sobre las tarifas, que debe estar respaldado por un informe registrado.
